A contratação de um Jovem Aprendiz precisa ser informada corretamente ao eSocial. Para RH e Departamento Pessoal, não basta registrar a admissão: é necessário identificar o vínculo como aprendizagem, indicar a modalidade de contratação e conferir a qual estabelecimento o aprendiz será vinculado para fins de cota.
Esses dados devem estar de acordo com o contrato de aprendizagem e com as informações da entidade formadora. Uma divergência pode dificultar a identificação correta do aprendiz nos registros da empresa.
Ponto de atenção: no eSocial, o aprendiz é informado na categoria 103 – Empregado – Aprendiz. O preenchimento também varia conforme a contratação seja feita diretamente pelo estabelecimento responsável pela cota ou, de forma indireta, por uma entidade autorizada.
O que é o eSocial?
O Decreto nº 8.373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial. Por meio dele, os empregadores prestam informações relativas aos trabalhadores e aos seus vínculos.
Na Aprendizagem Profissional, o sistema recebe os dados da admissão e de outros acontecimentos do contrato, como alterações e desligamento. O envio correto das informações faz parte das obrigações da empresa, mas não substitui o cumprimento das demais regras da aprendizagem.
Como informar a admissão do Jovem Aprendiz?
O registro da admissão é feito por meio do evento S-2200. Conforme o Manual da Aprendizagem Profissional do Ministério do Trabalho e Emprego, a categoria a ser informada é 103 – Empregado – Aprendiz.
O contrato de aprendizagem é por prazo determinado. No preenchimento indicado pelo Manual do MTE, o tipo de contrato é “2 – Prazo determinado, definido em dias”, com a data prevista para o seu término. Essa data deve corresponder ao contrato de aprendizagem firmado com o jovem.
Antes do envio, a empresa deve conferir também os dados do empregador, do aprendiz, da entidade formadora e do estabelecimento ao qual o vínculo será associado.
Qual é a diferença entre contratação direta e indireta no eSocial?
Na contratação direta, o próprio estabelecimento responsável pelo cumprimento da cota contrata o aprendiz e informa sua admissão. Nesse caso, o indicativo da modalidade de contratação é “1 – Contratação direta”, e deve ser informado o CNPJ da entidade qualificada responsável pelo curso.
Na contratação indireta, uma entidade sem fins lucrativos ou entidade de prática desportiva autorizada assume a condição de empregadora do aprendiz a serviço do estabelecimento responsável pela cota. A entidade empregadora informa a admissão com o indicativo “2 – Contratação indireta” e identifica o estabelecimento para o qual aquele aprendiz será computado.
Essa distinção merece atenção porque a entidade formadora não é, necessariamente, a empregadora. Sua participação na formação, por si só, não torna a contratação indireta.
Se sua empresa ainda está definindo o modelo de contratação, consulte Como contratar Jovem Aprendiz: passo a passo para empresas →.
Qual estabelecimento deve ser informado para a cota?
A cota de aprendizagem é apurada por estabelecimento. Por isso, o cadastro do aprendiz precisa identificar corretamente o estabelecimento ao qual ele será vinculado para esse fim.
O Manual da Aprendizagem do MTE orienta que, no campo relativo ao local de trabalho do evento S-2200, seja informado o CNPJ do estabelecimento no qual o aprendiz será computado para a cota. Se for informado o CNPJ da matriz, por exemplo, o aprendiz será considerado para a cota da matriz, e não para a de uma filial.
Em situações específicas nas quais as atividades práticas ocorrem em outro estabelecimento, o Manual de Orientação do eSocial prevê informação própria para identificar o local da prática. É o caso, entre outros, da modalidade alternativa de cumprimento da cota e da centralização de atividades práticas. O local da prática e o estabelecimento responsável pela cota devem ser analisados separadamente.
Para entender a obrigação de cada estabelecimento, leia Cota de Aprendizagem: quem deve contratar e como calcular →.
Quais informações devem ser conferidas antes do envio?
Uma conferência entre RH, Departamento Pessoal e entidade formadora ajuda a evitar divergências. Antes de registrar a admissão, verifique:
- se o contrato está identificado como contrato de aprendizagem e contém as datas corretas;
- se a categoria do trabalhador foi informada como 103 – Empregado – Aprendiz;
- se a modalidade direta ou indireta corresponde à forma efetiva de contratação;
- se o CNPJ da entidade formadora está correto, quando exigido no preenchimento;
- se o estabelecimento informado é aquele para o qual o aprendiz será computado na cota;
- se o local das atividades práticas e as demais informações estão coerentes com o contrato e com o programa de aprendizagem.
O registro no eSocial deve refletir a contratação realizada. Ele não regulariza, por si só, um contrato que deixe de cumprir requisitos como inscrição em programa de aprendizagem, formação teórica e prática e acompanhamento do jovem.
O que acontece quando o contrato termina ou o aprendiz é efetivado?
O encerramento do vínculo de aprendizagem exige as informações de desligamento aplicáveis no eSocial. Se, ao término da aprendizagem, o jovem continuar trabalhando na empresa, o vínculo passa a ter as condições de um contrato comum por prazo indeterminado, com os ajustes contratuais e cadastrais correspondentes.
É importante planejar essa transição com antecedência para que o registro reflita a situação real do trabalhador e para que a empresa acompanhe o impacto da saída do aprendiz na sua cota.
O eSocial mostra se a empresa está cumprindo a cota?
As informações prestadas ao eSocial são relevantes para o acompanhamento dos vínculos e da contratação de aprendizes. Ainda assim, a empresa não deve avaliar sua situação apenas pela quantidade de contratos cadastrados.
É necessário conferir a base de cálculo da cota por estabelecimento, os aprendizes vinculados a cada unidade e a regularidade dos contratos e programas. O MTE também disponibiliza um serviço oficial para emitir a Certidão de Regularidade na Contratação de Aprendizes.
Sua empresa precisa organizar a contratação e a gestão de aprendizes?
O Contrate Aprendiz pode apoiar a análise inicial da necessidade da empresa e a conexão com soluções para a Aprendizagem Profissional em diferentes localidades.
Fontes oficiais
- Decreto nº 8.373/2014 — instituição do eSocial;
- Manual da Aprendizagem Profissional — MTE, especialmente o tema “Preenchimento do eSocial”;
- Manual de Orientação do eSocial, versão S-1.3;
- Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), arts. 428 a 433;
- Decreto nº 9.579/2018, com suas alterações;
- Portaria MTE nº 3.872/2023.
Publicado originalmente em 2018 e revisado em setembro de 2026.