A legislação brasileira estabelece regras para a contratação de aprendizes pelas empresas e demais estabelecimentos. Entre elas está a chamada cota de aprendizagem, que define a quantidade mínima e máxima de aprendizes a serem contratados de acordo com o número de empregados em funções que demandem formação profissional.
Mas uma dúvida bastante comum entre profissionais de RH e Departamento Pessoal é: como saber quantos aprendizes a empresa precisa contratar?
O cálculo não deve ser feito simplesmente sobre o número total de funcionários. Antes de aplicar os percentuais previstos na legislação, é necessário identificar quais empregados efetivamente integram a base de cálculo.
Quando a empresa é obrigada a contratar Jovem Aprendiz?
A obrigação de contratar aprendizes surge quando o estabelecimento possui pelo menos 7 empregados em funções que demandem formação profissional.
A cota é apurada por estabelecimento. Na prática, matriz e filiais possuem suas próprias cotas, considerando os empregados de cada estabelecimento.
Essa regra está prevista na Portaria MTE nº 3.872/2023, observadas as exceções estabelecidas na legislação.
Qual é o percentual da cota de aprendizagem?
A cota de aprendizagem está fixada entre 5%, no mínimo, e 15%, no máximo, calculada sobre o total de empregados cujas funções demandem formação profissional.
Isso significa que não basta multiplicar o número total de funcionários da empresa por 5%. Primeiro é necessário identificar corretamente a base de cálculo da cota de aprendizagem.
As frações resultantes do cálculo dão lugar à admissão de um aprendiz.
Como calcular a cota de aprendizagem?
O primeiro passo é levantar os empregados do estabelecimento e identificar quais funções integram a base de cálculo.
De acordo com o Manual da Aprendizagem Profissional, devem ser excluídos da base de cálculo:
- as funções que exijam formação de nível técnico ou superior;
- os cargos de direção, gerência ou confiança;
- os empregados contratados sob o regime de trabalho temporário, nos termos da Lei nº 6.019/1973;
- os aprendizes já contratados;
- os empregados afastados, recebendo benefício pelo INSS.
Aqui existe um cuidado importante: não é a escolaridade do empregado que determina sua exclusão da cota, mas a escolaridade exigida para o exercício da função.
Por exemplo: um empregado pode possuir curso superior e exercer uma função que não exige formação superior. Nesse caso, a função não deve ser excluída da base apenas porque aquele profissional possui uma graduação.
Para identificar a escolaridade exigida para as funções existentes no estabelecimento, o Manual da Aprendizagem Profissional estabelece como critério a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO).
Exemplo de cálculo da cota de Jovem Aprendiz
Vamos considerar um estabelecimento com 100 empregados.
Após a análise das funções, foram identificados:
- 10 empregados em funções que exigem formação de nível técnico ou superior;
- 5 empregados em cargos de direção, gerência ou confiança;
- 2 trabalhadores temporários;
- 3 aprendizes já contratados.
Neste exemplo, não há empregados afastados recebendo benefício pelo INSS. Caso houvesse, eles também precisariam ser considerados entre as exclusões da base de cálculo.
Assim, a base estimada para o cálculo seria:
100 – 10 – 5 – 2 – 3 = 80 empregados
Aplicando os percentuais previstos na legislação:
Cota mínima: 80 × 5% = 4 aprendizes
Cota máxima: 80 × 15% = 12 aprendizes
Portanto, nesse exemplo, o estabelecimento deverá observar uma cota entre 4 e 12 aprendizes.
Quer calcular a cota da sua empresa?
O Contrate Aprendiz disponibiliza uma calculadora para estimar a base de cálculo e as cotas mínima e máxima de aprendizagem.
Funções perigosas ou insalubres podem ser excluídas da cota?
Não apenas por serem perigosas ou insalubres. Essas funções continuam na base de cálculo quando demandam formação profissional e não se enquadram em uma das exclusões legais.
O cuidado adicional está na definição de onde e por quem as atividades práticas poderão ser realizadas, especialmente quando o aprendiz tiver menos de 18 anos.
Funções de baixa complexidade podem ser excluídas?
Não. A baixa complexidade ou escolaridade exigida para uma função não autoriza sua retirada da base de cálculo.
A empresa deve verificar os critérios legais de exclusão e a classificação da ocupação na CBO.
O aprendiz precisa trabalhar na mesma função utilizada para calcular a cota?
Não. As funções que integram a base servem para determinar a quantidade de aprendizes que o estabelecimento deverá contratar. Isso não significa que os aprendizes tenham que exercer exatamente essas mesmas funções.
De acordo com o Manual da Aprendizagem Profissional, a contratação não precisa ocorrer na atividade-fim da empresa. Os aprendizes podem ser alocados em outras funções, de acordo com o programa de aprendizagem escolhido e observadas as regras aplicáveis.
E se não existir curso de aprendizagem para determinada função?
A falta de um curso para determinada função também não a exclui da base de cálculo.
Nessa situação, o estabelecimento poderá contratar aprendizes para outras funções para as quais existam programas de aprendizagem disponíveis.
ME e EPP são obrigadas a contratar aprendizes?
Para as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), a contratação de aprendizes é facultativa, sejam elas optantes ou não pelo Simples Nacional.
A legislação também prevê a contratação facultativa para as entidades sem fins lucrativos que tenham por objetivo a educação profissional, nos termos da legislação, inscritas no Cadastro Nacional de Aprendizagem Profissional (CNAP) com curso cadastrado.
Quando uma ME ou EPP optar pela contratação, deverão ser observadas as normas da Aprendizagem Profissional e o percentual máximo previsto na legislação. O percentual mínimo obrigatório não se aplica a essa contratação facultativa.
Estabelecimentos com menos de 7 empregados na base podem contratar aprendiz?
De acordo com o Manual da Aprendizagem Profissional, nos estabelecimentos com menos de 7 empregados em funções que demandem formação profissional, a contratação de um aprendiz ultrapassaria o limite máximo de 15% da cota.
Por essa razão, o Manual esclarece que esses estabelecimentos não podem realizar a contratação, observadas as hipóteses específicas previstas na regulamentação.
Se já existirem contratos de aprendizagem em andamento e ocorrer posteriormente uma redução do número de empregados que compõem a base de cálculo, os contratos deverão ser concluídos conforme previsto no contrato e no curso.
Acordo ou convenção coletiva pode excluir funções da base de cálculo?
Não. A Portaria MTE nº 3.872/2023 estabelece que a exclusão de funções que integram a base de cálculo da cota de aprendizes constitui objeto ilícito de convenção ou acordo coletivo de trabalho.
Como saber se a empresa está regular com a contratação de aprendizes?
Além de calcular corretamente a cota, a empresa pode consultar sua situação por meio da Certidão de Regularidade na Contratação de Aprendizes, serviço oficial disponibilizado pelo Governo Federal.
Certidão de Regularidade na Contratação de Aprendizes
A consulta e a emissão da certidão devem ser realizadas diretamente no serviço oficial do Governo Federal.
Precisa contratar Jovens Aprendizes?
Depois de calcular a cota, a empresa precisa planejar a contratação: quantas vagas serão abertas, em quais localidades e para quais programas de aprendizagem.
Precisa contratar aprendizes ou regularizar a cota da sua empresa?
Informe a necessidade da sua empresa para avaliar soluções de acordo com a localização e a quantidade de vagas.
Fontes oficiais
Este conteúdo foi elaborado com base, principalmente, nas seguintes referências:
- Ministério do Trabalho e Emprego — Manual da Aprendizagem Profissional;
- Portaria MTE nº 3.872, de 21 de dezembro de 2023 — acesso pela página oficial do MTE;
- Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) — arts. 428 e seguintes.
Conteúdo atualizado em setembro de 2026. A análise de situações específicas deve considerar as características de cada estabelecimento e a legislação aplicável.